Los desafíos del
Gerente de Proyectos en la Selección de Personal
Marco Ramírez
¿Eres un
gerente de proyectos y tienes que seleccionar personal para el equipo de
trabajo pero no sabes cuáles son los desafíos de este importante proceso?
El tipo de organización de la empresa en la cual se estará desarrollando el proyecto es el que dará el tipo de autoridad para el gerente de proyectos durante todo el desarrollo del mismo, incluyendo la selección de personal. En una empresa donde la estructura es funcional la autoridad del gerente de proyecto es poca o ninguna por lo que la autoridad para seleccionar el personal del proyecto recae sobre el gerente funcional o departamento de recursos humanos. Este es uno de los primeros desafíos del gerente de proyecto: saber qué autoridad va a tener en el proyecto. Otros tipos de estructuras o tipos de organización de las empresas son matriciales, que van desde la débil, equilibrada hasta la más fuerte. En este tipo de organizaciones la autoridad del gerente de proyectos va desde limitada, baja a moderada hasta moderada a alta. En el único tipo de organización donde el gerente de proyectos tiene su autoridad alta o total es en la que es por proyectos.
Otro
desafío que el gerente de proyectos presenta en la selección de personal es la
negociación. Como gerente de proyectos muchas veces se tiene que negociar con
otras áreas de la empresa recursos para el proyecto y en gran cantidad de
ocasiones esto no es fácil porque significa que se van a presentar conflictos
para poder obtener recursos, en el caso de que los mismos sean internos. Una de
las cualidades de un buen gerente de proyectos es su capacidad de comunicación.
La comunicación es indispensable para poder negociar recursos de los proyectos
ya que la mayoría de gerencias o departamentos presentan algún tipo de
conflicto con prestar los recursos funcionales de sus áreas porque éstas se
pueden ver afectadas por la falta de sus recursos. El gerente de proyectos
tiene que tratar siempre de tener una situación de “ganar-ganar” para ambas
partes para que así se pueda obtener el uso de los recursos de la mejor manera
posible. Cuando el gerente de proyecto tiene que negociar recursos, es muy
importante que al gerente funcional o área donde se esté pidiendo este recurso
(en el caso de los recursos internos), se le mencione el tiempo estimado de
utilización de su recurso porque esa es una manera en que el gerente funcional puede
ser si puede o no proporcionar el recurso de su área para que trabaje al
proyecto. Por ejemplo, se le puede mencionar al gerente funcional que el
recurso solo estará trabajando un 50% de su tiempo en el proyecto y el otro 50%
estará en su área funcional. De esta manera se da la situación de “ganar-ganar”
porque ambos gerentes pueden tener el recurso a su disposición.
Conocer
el puesto para el cuál el recurso será solicitado es muy importante porque se
tiene que saber las características y necesidades de ese puesto de trabajo. No
es lo mismo conseguir un recurso con experiencia técnica en un área específica
y se coloque en un puesto que no requiera esos conocimientos. Se estaría
desperdiciando la capacidad del recurso en ese puesto y posiblemente el recurso
no estaría a gusto en esa posición. Por eso, otro de los desafíos del gerente
de proyectos es conocer las necesidades y características del proyecto para
poder acomodar los mejores recursos en las posiciones donde mejor se
desempeñaran. Por ejemplo, si se tiene en el proyecto una persona con
conocimientos en finanzas, posiblemente el mejor puesto de esa persona es
llevar el presupuesto del proyecto y no ponerlo en una posición donde no se le
puedan desarrollar todas las capacidades del recurso.
Si el
gerente de proyectos no tiene los recursos internos adecuados, es necesario que
se busquen recursos externos como contratistas o empleados temporales que
tengan las características necesarias para poder cumplir con el perfil del
puesto. La adquisición de recursos externos puede ser un desafío para el
gerente de proyectos porque se tiene que pasar por un proceso de selección de
personal, que incluye muchas veces la colaboración del departamento de recursos
humanos para poder desarrollar el perfil necesario y buscar los mejores
candidatos para el puesto. Una vez que se tiene el perfil de la persona para el
puesto, se tiene que hacer un proceso de revisión y selección con los
curriculums de los participantes. Cuando se seleccionan los mejores, se deben
de llamar a un proceso de entrevista al cual el gerente de proyectos y
departamento de recursos humanos deben de participar para que se evalúe en
conjunto las personas. Además de los conocimientos que tenga esta persona es
muy importante ver el desenvolvimiento de la misma durante el proceso de
preguntas de la entrevista y como se relaciona con la gente que lo está
entrevistado. Una vez seleccionado el recurso y hecho la oferta del puesto de
trabajo, se tiene que poner el recurso en un proceso de prueba en el nuevo puesto
del proyecto. De esa manera así es como el gerente de proyectos puede evaluar
si de verdad este recurso nuevo es el necesario para la posición en el
proyecto.
Muchas
veces los proyectos tienen recursos remotos o “virtuales” porque no se
encuentran en el mismo lugar u oficina que el gerente de proyectos. Este tal
vez es uno de los desafíos más complicados que tiene el gerente de proyecto
porque tiene que seleccionar personal que no se encuentran físicamente en el
lugar de trabajo sino que los recursos son remotos. El uso de herramientas
tecnológicas como video conferencia o video llamada pueden ayudar al gerente de
proyectos a entrevistar, evaluar y hasta seleccionar el personal para el
proyecto.
Como
se ha observado anteriormente, un gerente de proyecto tiene mucha
responsabilidad en la selección de personal para los proyectos y es
indispensable que el gerente de proyectos tenga características de liderazgo,
motivación, empatía, creatividad, transparencia, ética entre algunas otras,
para poder seleccionar los mejores recursos de los proyectos.
Finalmente,
los desafíos que tiene un gerente de proyecto para el proceso de selección de
personal son muchos y acá solo se mencionaron algunos con algunos ejemplos de
cómo poder minimizar esos desafíos para el proceso de selección.
Es
importante mencionar que el proceso se selección de personal se hace
planificado y no se ejecuta de una manera sin coordinación. Es indispensable
tener un plan de desarrollo de recursos humanos para poder adquirir el equipo
de trabajo, saberlo desarrollar y gestionar de la mejor manera para que el
proceso sea exitoso. Es por eso que el gerente de proyecto tiene que tener una
excelente gestión de los recursos humanos para poder minimizar los desafíos que
el proceso de selección de personal pueda presentar.
- Project Management Institute. (2008). Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®). Cuarta edición. Newtown Square, Pennsylvania:
Project Management Institute
- Pablo Lledó (2011). Director de proyectos: como aprobar el examen
PMP® sin morir en el intento. Tercera edición. Victoria, BC, Canadá: el autor.
