EQUIPOS VIRTUALES:
NO HAY BARRERAS NI FRONTERAS,
SOLO OBJETIVOS
COMUNES
Marco Ramírez
El trabajar con equipos virtuales no debería de ser
una barrera ni frontera para trabajar en equipo, excepto solo la distancia
entre los miembros del grupo de trabajo cuando se está hablando de proyectos.
Pero ¿cómo se puede trabajar con equipos donde los miembros están remotos y no
se encuentran donde está el gerente de proyecto o el resto del equipo de
trabajo del proyecto? La clave de esto es tener una muy buena comunicación con
ellos. No tener al equipo en el mismo lugar de trabajo no significa que no se
va a tener comunicación con ellos ni que se pueden obtener los resultados
deseados para el proyecto.
Por lo general, con los equipos virtuales o remotos se
trabaja muy bien pero para que esto suceda, se debe de tener un objetivo muy
claro de qué es lo que se espera de ellos. Todo equipo de trabajo tiene en
común un objetivo y en la parte de proyectos esto es indispensable.
El gerente de proyectos tiene que explicar al grupo de
trabajo virtual o físico cuál es el objetivo del proyecto y cuáles son los roles
y responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo. Cada miembro debe de
tener muy claro qué es lo que se espera de ellos y el tiempo en que se debe de
entregar lo que se lo solicita.
La comunicación en todo equipo de trabajo es muy
necesaria e indispensable para poder tener un grupo comprometido con el
objetivo y resultado del proyecto. Hoy en día, con los avances tecnológicos se
permite tener una comunicación de una manera más sencilla con los miembros del
grupo de trabajo. El gerente de proyectos
tiene que tener varias cualidades y habilidades para poder comunicarse con la
gente especialmente con los que se encuentran remotos. El uso de herramientas
tecnológicas como la video conferencia, llamadas de conferencia o incluye video
chats ayudan considerablemente a mejorar la comunicación entre el grupo de
trabajo que se encuentra en un lugar con el resto del equipo de esté
remoto. Es necesitarlo que el gerente de
proyecto conozca su equipo de trabajo del proyecto y el uso de estas
herramientas mencionadas anteriormente ayudan al grupo de trabajo a conocerse
mejor de una manera virtual. El gerente
de proyecto debería de tener reuniones con cada miembro del equipo remoto
aparte de las reuniones grupales del proyecto. En esas reuniones individuales
es donde se puede conocer un poco más a la persona que se encuentra remota y
ver algunos puntos importantes que se pueden considerar para el trabajo en
equipo.
En algunas ocasiones la cultura o el idioma se
consideran como una barrera cuando se trabaja en proyectos y con equipos
remotos. Como el gerente de proyecto es el responsable del grupo de trabajo, es
necesario que el mismo gerente de proyectos aprenda sobre la cultura,
idiosincrasia, idioma y conozca algunos aspectos del lugar donde los recursos
remotos son. Si el gerente de proyecto
aprende un poco sobre la cultura y el lugar donde están los recursos remotos,
ayudará considerablemente a que sea más fácil trabajar con ellos.
Otro punto importante que se debe de tomar en cuenta
cuando se trabaja con recursos virtuales, es que usualmente esos recursos
trabajan en un área funcional donde tienen su jefe o supervisor. La
responsabilidad del gerente de proyecto no es solo comunicarse con los recursos
remotos sino también con los supervisores o jefes de los recursos. Muchas veces
un recurso virtual es asignado al proyecto para ayudar al equipo pero se
desconoce las habilidades y disponibilidad del recurso, por lo que es muy
importante establecer una comunicación con los jefes de esos recursos e
informar sobre el desempeño de esa persona.
Muchas veces cuando se tiene un recurso remoto
asignado a un proyecto no se sabe cómo trabaja y qué tan responsable es ese
recurso, por lo que para el gerente de proyecto podría ser una duda de qué tipo
de tareas se le pueden asignar. Algo que el gerente de proyectos puede hacer
para ir conociendo cómo trabaja esa persona, es asignarle pequeñas tareas del
proyecto al nuevo recurso y definirle tiempos de entrega o estatus para poder
ir midiendo cómo se comporta el miembro del equipo cuando se le delegan tareas.
Si el recurso remoto entrega las tareas
a tiempo y las cumple de la manera solicitada por el gerente de proyecto,
entonces es una manera de ir conociendo como trabaja esa persona y se le puede
delegar más tareas o trabajo del grupo.
Es importante que se comunique con el grupo de trabajo
de una manera asertiva y especialmente con los recursos que están remotos, pero
también es importante darle espacio a los recursos para que puedan hacer el
trabajo que se les pide. El gerente de proyecto tiene que comunicarse con los
recursos remotos de la mejor manera, hacer planes y programar sesiones de
seguimiento de tareas, pero también tiene que saber escuchar y prestar atención
a esas personas que se encuentran
remotas.
Finalmente, el recurso humano es el recurso más
difícil de administrar y es al que hay que poner más atención en el desarrollo
del proyecto. Más aún cuando el recurso no está en sitio y es remoto, por lo
que una muy buena comunicación, definición y comprensión del objetivo,
responsabilidades bien definidas son algunos puntos a considerar para que no
hayan barreras o fronteras en los grupos de trabajo.
